Può capitare che un soggetto iva in regime forfettario nello svolgimento del proprio incarico si trovi a sostenere delle spese per le quali, in base agli accordi col cliente, è previsto un rimborso in fattura. Tra queste possono rientrare ad esempio spese di viaggio biglietti di treno/aereo, pedaggi autostradali, carburanti, eventuali spese per ristoranti, alberghi, vitto e alloggio etc., ma anche costi per materie prime o servizi.
Questi rimborsi tuttavia una volta addebitati in fattura al cliente:
– saranno pienamente imponibili, cioè ai fini fiscali e contributivi saranno considerati come dei normali compensi;
– i relativi costi sostenuti non potranno in alcun modo essere dedotti (“scaricati”) dall’imponibile perché un forfettario deduce automaticamente i costi (appunto: forfettariamente) in proporzione ai ricavi con delle percentuali che vanno dal 22 al 60% in base al codice attività; un artista ad esempio che fattura 1.000 euro deduce automaticamente 330 euro di costi a prescindere dal fatto che li abbia o meno sostenuti.
In sostanza il fatto che che tali rimborsi per un forfettario assumano la natura di ricavi tassabili a fronte di spese non deducibili ha un senso, non rappresenta insomma un’ingiustizia tributaria ma è legato proprio alle caratteristiche e alle regole di funzionamento del regime semplificato e agevolato scelto dal soggetto. Tuttavia se tali costi, in alcuni specifici lavori o situazioni, raggiungono importi rilevanti può diventare necessario trovare il modo – legittimo – per ridurne il peso.
Un primo rimedio può essere quello di quantificare e concordare col cliente un leggero ricarico sul compenso applicato.
Il mezzo però più efficace è quello di far sì che le spese in oggetto vengano sì sostenute dal forfettario ma solo a titolo di anticipazioni in nome e per conto del cliente. Durante una trasferta ad esempio si possono sostenere spese ma sempre facendo intestare le fatture al cliente. In questo consistono le spese “sostenute in nome e per conto del cliente”.
Una volta così sostenute e documentate sarà possibile chiedere il rimborso all’interno della fattura per la prestazione effettuata, che dovrà contenere il valore delle spese anticipate con la dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”. In questo caso è consigliabile anche allegare le fatture delle spese intestate al cliente, come controprova degli importi di cui si chiede rimborso.